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어떤 소프트웨어를 사용해야 할까요? ROI로 결정하십시오.

작성자: Robert Green

이것은 모든 디자인 환경에서 공통된 질문입니다. 소프트웨어 사용자 및 의사 결정권자들은 회사에 어떤 소프트웨어 제품이 가장 적합한지 알고 싶어 합니다. "AutoCAD가 LT보다 나은가?" 또는 "Revit이 AutoCAD Architectural보다 정말 나은가?" 같은 질문은 "해당 제품의 가격이 얼마이며 그에 상응하는 가치가 있는가?" 같은 질문을 사용해 분석해야 할 두 가지의 시나리오로 이어집니다. 사용자든, CAD 매니저든, 프로젝트 매니저든, 모든 사람에게 이러한 질문에 답하는 것은 결코 쉬운 일이 아닙니다.

하지만 좀 더 생각해 보면 이러한 모든 질문은 '어떤 소프트웨어 제품이 사용자 및 회사에 가장 적합할 것인가?'라는 하나의 주제에서 파생된 것임을 알 수 있습니다.

하나의 관점에서 질문에 대해 생각해 보면 답은 간단합니다. 사용자의 효율성 향상에 도움이 되며 회사에 최상의 투자 수익(ROI)을 제공할 수 있는 도구를 사용하십시오.

ROI란 무엇일까요?

투자 수익, 즉 ROI는 데이터 중심의 수학적 접근 방식을 사용해 복잡한 CAD 소프트웨어 구매 결정을 내리는 하나의 방식입니다. 회사에서 ROI를 사용하면 각자의 바람이나 느낌이 아닌 견고한 비즈니스 논리에 기반을 두고 소프트웨어 라이센스와 관련한 결정을 내릴 수 있습니다.

ROI의 기본 공식은 단순합니다.

소프트웨어의 측면에서 이 공식에 관해 생각해 보면, 모든 소프트웨어 구매/라이센스에 투입되는 비용을 설명하려면 이를 사용할 때 비용 절감 효과가 발생해야 한다는 점이 분명해집니다. 이 공식의 핵심 값은 절감액을 비용으로 나눈 값이므로, 최고의 ROI를 얻으려면 비용을 최소화하면서 절감액을 극대화해야 합니다.

기본적인 예시 시나리오를 생각해 보겠습니다.

고객사가 인건비를 2,000달러 절감할 수 있는 소프트웨어의 라이센스를 연간 500달러에 구매할 수 있다면 아래의 값에서 볼 수 있듯이 400%라는 놀라운 투자 수익을 얻게 될 것입니다.

이것이 왜 중요할까요?

각자가 조직 내에서 수행하는 역할이 무엇이든, 현명한 CAD 소프트웨어 사용을 통해 회사가 시간과 비용을 절감할 수 있게 도울 수 있다면 이것이 자신의 직장을 더욱 안전하게 지키는 방법이 되지 않을까요? CAD와 ROI를 생각하는 방식은 보통 조직 내의 역할에 따라 달라지며 대부분의 회사에서는 다음과 같이 세분화됩니다.

CAD 작업자 및 CAD 매니저 - 두 그룹 모두 새로운 CAD 기술 도입을 통해 절약 기회 및 가능성을 찾으려고 노력합니다.

CAD 매니저 및 프로젝트 매니저 - 두 그룹 모두 새로운 CAD 소프트웨어 구현과 관련된 비용을 제어하기 위해 노력합니다.

고위 경영진 - 높은 ROI를 실제로 달성할 수 있도록 절감액과 비용 예측이 합리적인지를 확인하는 역할을 합니다.

ROI가 높은 소프트웨어를 찾는 과정에서 본인의 주요 직무를 바탕으로 한 주요 역할은 다음과 같은 핵심 조치 항목으로 압축될 수 있다는 것을 알 수 있습니다.

CAD 작업자 및 CAD 매니저 - 작업을 더욱 빠르게 완료하기 위해 CAD 소프트웨어를 사용하는 새로운 방법을 찾습니다.

CAD 매니저 및 프로젝트 매니저 - 새로운 CAD 소프트웨어가 원활하게 작동하도록 조치를 취하고 예산 범위 내에서 구현되도록 합니다.

고위 경영진 - 모든 사항에 질문을 제기하고 모두의 손익을 평가합니다.

절감 효과: 시간 = 자본

대부분의 디자인 환경에서 CAD 작업 기간은 CAD 작업자가 처음 투입된 시기부터 최종 마크업을 마칠 때까지 사용한 시간으로 측정됩니다. 측정된 시간에 CAD 작업자의 시간당 인건비를 곱해 다음과 같이 프로젝트 총 비용을 산출하게 됩니다.

프로젝트 비용 = 기간 (시간) x 인건비 (금액/시간)

이 공식을 보는 것만으로도 다음과 같은 두 가지 결론을 도출할 수 있습니다.

  • 시간에 비례하여 프로젝트 비용이 상승하므로 시간은 실제로 자본과 동일합니다.
  • 인건비가 높을수록 프로젝트 비용이 상승합니다.
  • 인건비가 동일한 조건에서 프로젝트 비용을 줄일 수 있는 유일한 방법은 작업 시간을 단축하는 것입니다.

제도 담당자나 엔지니어 등 CAD 작업자는 대체로 인건비가 비싸므로 회사 입장에서는 작업 시간 단축이 실질적인 비용 절감 효과로 이어지게 됩니다. 따라서 작업 시간 단축을 위해 성능이 우수한 소프트웨어 도구를 사용할 수 있다면 프로젝트 비용 절감 효과를 낳을 수 있습니다.

그렇다면 논리적으로 볼 때 다음 질문은 "CAD 환경에서 가장 큰 절감 기회가 있는 영역은 어디입니까?"가 됩니다.

절감 기회 찾기 및 정량화

회사의 CAD 환경에서 비용 절감 기회를 포착하기 위해서는 모든 사용자와 CAD 매니저가 스스로에게 다음과 같은 질문을 던져야 합니다.

가장 많이 반복되는 프로세스는 무엇입니까?  가장 많이 반복되는 작업을 파악할 수 있다면 자동화에 가장 적합한 영역을 찾거나 더욱 스마트한 CAD 소프트웨어의 도움을 받을 수 있습니다.

실수가 발생하는 원인은 무엇입니까? 오류는 보통 사람의 실수로 인한 입력 오류나 수학적 오류로, 이는 지능형 디자인 소프트웨어를 도입하는 방법으로 해결할 수 있습니다. 더욱 스마트한 CAD 소프트웨어를 활용해 일반적인 토목, 기계 또는 건축 계산을 수행할 수 있다면 오류 해결에 소요되는 시간을 절약할 수 있습니다.

다른 사용자들이 대부분 안고 있는 어려움은 무엇입니까? 자신뿐 아니라 동료에게도 영향을 미치는 문제를 해결해 주는 CAD 소프트웨어를 찾을 수 있다면 절감 가능성이 더욱 높아질 것입니다.

개선할 수 있는 부분은 어떤 것입니까? 시간만 생각하기보다는 작업 결과물의 품질을 향상시킬 수 있는 방법과 더욱 스마트한 CAD 소프트웨어가 어떤 도움이 될 수 있는지에 대해 생각해 보십시오. 예를 들면 더욱 신속하게 마케팅을 진행하기 위해 일러스트레이션이나 렌더링을 제작하거나 건축 설계에서 실제 구축 시 충돌이 발생할 수 있는 지점을 찾아내거나 토목 설계에서 토지 계획을 개선함으로써 시공 작업을 지원하는 것 등이 있을 수 있습니다.

일상적인 CAD 작업을 수행할 때 수첩을 휴대해 시간 절약, 문제 완화, 더욱 향상된 작업 수행을 위한 모든 아이디어를 기록하면 얼마나 좋은 아이디어를 많이 생각해낼 수 있는가에 놀라게 될 것입니다. 또한 사소한 작업을 반복적으로 수행해야 하는 경우 의외로 많은 시간이 소비될 수 있다는 점도 잊지 마십시오.

가상 사례

절감 효과를 확인하고 ROI를 계산하는 전체적인 절차를 더욱 분명하게 파악할 수 있도록 실제 환경을 가정하여 예시 사례를 살펴보겠습니다.

예시 회사: XYZ Steel Detailing은 다양한 고객에게 맞춤형 디자인 서비스를 제공합니다. 이 회사에서는 매주 수많은 상세 제작 도면을 작성해야 하며, 보통 세부 요소 담당자당 연간 150건의 프로젝트 작업 부하를 감당해야 합니다. 이러한 세부 요소 담당자의 평균 임금은 시간당 25달러입니다.

이 회사는 전체 AutoCAD 라이센스 비용(연간 1,045달러)보다 라이센스 비용이 저렴하다(연간 360달러)는 이유로 AutoCAD LT를 사용하고 있습니다.

절감 아이디어: 한 강재 세부 요소 담당자는 완전한 기능을 제공하는 AutoCAD를 사용할 경우 각 작업에 소요되는 시간을 단축하기 위해 단조로운 작업을 자동화하는 공유 AutoLISP 프로그램(현재 LT에서 지원되지 않음)을 사용할 수 있으므로 생산성이 향상될 것으로 믿고 있습니다.

이 사례를 평가하기 위해 다음과 같은 단계가 수행되었습니다.

벤치마킹: AutoCAD 2016 30일 체험판을 다운로드한 세부 요소 담당자는 프로젝트의 횡단면에 일부 AutoLISP 프로그램을 실행했으며 다음과 같은 결과를 얻었습니다.

  • LT를 사용해 프로젝트를 완료하는 데는 평균 12시간이 소요됩니다.

  • AutoCAD 2016 및 AutoLISP 프로그램을 사용하면 프로젝트 완료에 약 10시간이 소요되어 프로젝트당 2시간을 절약할 수 있었습니다.

절감 효과 계산: 세부 요소 담당자의 인건비가 시간당 25달러이므로 프로젝트당 50달러가 절약됩니다. 하지만 연간 비용으로 계산하면 대단히 큰 수치가 되어 이 디자이너 한 명에 대해 7,500달러(프로젝트당 50달러 x 150개 프로젝트)나 비용을 절감할 수 있습니다.

최초 결론: 상세한 계산 없이도 연간 7,500달러의 비용 절감 효과라면 LT를 연간 360달러에 사용하는 것보다 AutoCAD 라이센스를 연간 1,045달러로 구매하는 것이 충분히 합리적으로 보이지만, 분명히 하기 위해 계산을 해 보겠습니다.

ROI 계산:

ROI의 힘을 아시겠습니까?

그저 "새 소프트웨어를 원합니다."라고 말하는 것보다 위의 ROI 계산과 함께 소프트웨어 라이센스를 요청하는 것이 얼마나 더 설득력 있을지 생각해 보십시오. ROI 기반 의사 결정의 힘을 아실 수 있을 것입니다.

ROI 기반의 사고

XYZ Steel Detailing의 사례에서와 같이 ROI를 높일 수 있는 아이디어를 포착할 수 있다면 회사에서는 명확한 수익 기회를 보고 해당 소프트웨어에 투자할 것입니다. 일반적으로 문제는 높은 ROI 절감 기회를 제공하는 소프트웨어 기능을 찾아낸 후 구현 과정을 통해 이러한 아이디어가 완전하게 활용될 수 있게 하는 것입니다.

ROI 방법론을 잘 활용하는 회사는 다음과 같은 전략으로 요약될 수 있는 몇 가지 특성을 가지는 경향이 있습니다.

사용자들이 절감을 위한 제안을 제공합니다. 소프트웨어를 매일 사용하는 사람보다 비용 절감으로 이어질 수 있는 CAD 소프트웨어의 비효율성을 더 잘 포착할 수 있는 사람은 없을 것입니다.

CAD/프로젝트 관리 팀에서 우선 순위를 정합니다. 사용자 제안은 CAD 및 프로젝트 관리 팀의 평가를 거쳐 가장 높은 절감 효과가 기대되는 제안이 가장 먼저 시행됩니다.

고위 경영진이 절감 효과를 추적합니다. 사용자 제안이 평가되고 구현되면 절감 효과와 ROI 결과가 정기적으로 고위 경영진에게 보고됩니다.

회사는 인센티브를 지급합니다. 우수한 ROI 향상 아이디어를 찾아내 구현한 경우 회사가 그 성과를 인정하는 의미에서 시상하거나 소정의 보너스를 지급합니다.

길지 않은 시간 동안 ROI 사고 방식은 업계를 장악하기 시작했고 가장 낮은 CAD 작업자 수준에서부터 가장 높은 관리자 수준에 이르는 모든 사람들이 CAD를 더욱 스마트하게 사용하는 것을 통해 얼마나 많은 비용을 절감할 수 있는지 알게 되었습니다. 좀 더 장기적으로는 지속적인 개선의 문화(ROI 및 절감 효과로 정량화)가 자리잡으면서 모두가 더 많은 절감 효과를 얻기 위해 CAD 사용 방식을 개선할 수 있는 방법을 찾기 시작하고 있습니다.

비용 및 ROI 조율

강재 세부 요소 담당자의 예시 사례에서는 프로젝트 시간 단축을 위해서는 모든 세부 요소 담당자가 AutoCAD와 더불어 AutoLISP 유틸리티 사용법을 익혀야 한다는 것을 고려하지 않았습니다. 따라서 새 소프트웨어 구현에 소요되는 총 비용은 다음과 같이 고려하는 것이 좋습니다.

소프트웨어 비용의 차이. 새 소프트웨어에는 매년 얼마나 더 많은 비용이 소요되는가?

구축 시간. CAD 관리 및/또는 IT 직원이 새 소프트웨어를 구축하기 위해 투입해야 하는 시간은 얼마인가?

교육 시간. 사용자들이 새로 도입된 소프트웨어를 사용하려면 얼마나 교육을 받아야 하는가?

소프트웨어 비용 차이는 연간 비용(연례 반복 지출)인 반면 구현 및 교육 시간은 보통 소프트웨어를 도입한 첫 해에만 필요합니다. 이것은 모든 신규 소프트웨어를 구현한 첫 해에는 그 이후의 연간 비용보다 많은 비용이 소요되므로 ROI에 대한 다년 분석이 요구된다는 것을 의미합니다.

향상

이제 소프트웨어 ROI의 정의를 다음과 같이 확장할 수 있습니다.

1년차 비용 = 소프트웨어 비용 + 교육 + 구현

N년차 비용 = 소프트웨어 비용

수년 간의 ROI 비용을 고려하는 경우 다음과 같은 결론을 도출하기가 쉬워집니다.

  • 첫해에는 비용이 더 높으므로 소프트웨어에 투자한 첫해의 ROI는 그 뒤의 해보다 더 낮습니다.
  • 소프트웨어에 투자한 첫 해의 ROI가 우수한 편이라면 해가 지날수록 비용이 낮아지므로 그 이후의 ROI는 더욱 향상됩니다.
  • 소프트웨어 사용 기간이 길어질수록 ROI가 더 높아집니다.

요약

사용자에게 어떤 소프트웨어 제품이 가장 적합한지 결정하려면 대략적인 추측에 기반하거나 가장 최신 제품을 구매하면서 기능이 우수하기를 바라는 정도로는 부족합니다. 오랜 기간을 통해 입증된 ROI 접근 방식을 사용해 비용 및 시간 절감 효과를 분석함으로써 회사에 적합한 솔루션에 대한 현명한 결정을 내릴 수 있습니다.

신중한 ROI 분석을 위해서는 일정 수준의 작업이 필요하겠지만 귀사에 올바른 일을 한다는 확신이 있다면 그 정도의 노력을 할 가치가 있지 않을까요?

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